當本校業辦單位有跨單位調閱個人資料的需求，例如：調閱的個資如果無法透過現有應用系統功能產生，需要透過資訊中心協助時，請依實際狀況選擇表單填寫：

• 單位若有系統資料需求（例如資料庫存取），需填寫 「IS-04-032 電子作業需求申請單 V2.0 [ docx ]」，經單位主管核准後，向資訊中心提出申請。
• 如需資訊中心配合辦理個人資料匯出，應填寫 「PI-04-012 個資查詢或調閱申請單 V2.0 [ docx ]」 經權責主管核准。
• 當委外契約涉及個資輸出作業（如辦理保險、代訂機票、印製通訊名條等），每次個資輸出作業應保有系統紀錄或加填「PI-04-013 個人資料簽收記錄單 V2.0 [ docx ] 」，以作為資料輸出外單位的軌跡證據。  

個資調閱/輸出的保護原則
無論是填寫哪一種申請單，在調閱或輸出個人資料時，都必須遵守嚴格的個資保護原則，特別是最小化原則：

• 最小化原則： 提供個人資料時，應依據最小化原則提供，僅提供目的範圍之內容，非屬必要之個人資料欄位，應採取適當之遮蔽或移除，以避免洩漏不必要之個人資料。
• 安全傳輸： 輸出之資料（檔案、報表）如敏感程度達高風險個資（含）以上，應採加密、專櫃、專卷保護；如為特種個資，宜增加權限控管、上鎖等安全管控機制。
• 銷毀義務： 輸出之資料若使用目的消失，應辦理刪除或銷毀。