當業辦單位需要執行個人資料（個資）的刪除、銷毀或在特定情況下將資料歸還時，需要依循不同的管理程序，並填寫或產製特定的表單來確保作業的安全性、合法性及留下可追蹤的紀錄。

以下是根據不同情境需要填寫的相關表單：

• 執行個資檔案銷毀或刪除作業：當資料的特定目的消失、保存期限屆滿、資料作廢，或應當事人請求刪除時。
  • IS-04-050 資料銷毀申請單 V2.0 [ docx ] 如果僅是一般識別個人資料（敏感程度為 1 者）或因作業錯誤作廢的資料檔案，可由業務承辦人自行辦理銷毀，不需填寫本表單。
  • PI-04-005 當事人權利行使申請書 V2.0 [ docx ] 當個人資料的當事人依據《個資法》請求刪除個人資料時，應填具此申請書。權責單位必須將此申請書與相關銷毀紀錄妥善保存備查。

• 業務、系統或合約終止後的個資處理與歸還：

  • PI-04-010 業務終止後之個人資料處理紀錄表 V2.0 [ docx ] 適用於當業務終止、停辦或移轉後，業務權責單位應清查該業務所持有的個資檔案，並依核定的處理方式（如刪除、銷毀、移轉）進行處理，將完成後的處理情形填寫於此紀錄表備查。